Gemeente Holsbeek

Privacyverklaring gemeente en OCMW

Bescherming van persoonsgegevens

Tot wie kan je je wenden met vragen?

Voor welke doeleinden worden jouw gegevens verwerkt?

Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Wat zijn je rechten?

Op basis waarvan mogen wij jouw gegevens verwerken?

Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg.
Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers en cliënten omspringen.
Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR).
Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

Tot wie kan je je wenden met vragen?

  • Het gemeentebestuur Holsbeek (Dutselstraat 15, 3220 Holsbeek) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gemeentelijke activiteiten.
  • Het OCMW-bestuur Holsbeek (Dreef 1, 3220 Holsbeek) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de OCMW activiteiten.

De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan je terecht bij de algemeen directeur via het e-mailadres algemeendirecteur@holsbeek.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@holsbeek.be.

Voor welke doeleinden worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt je persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente / het OCMW te kunnen uitvoeren.
De gegevensverwerking gebeurt niet voor commerciële doeleinden.
Noch gebruikt ons bestuur jouw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat je hiervoor jouw toestemming geeft.

Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot jouw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken.
Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen.
Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW-cliënten.
Ook binnen de OCMW-diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens.
De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend.

Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op “verwerkers”.
Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

  • ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt bv Schaubroeck
  • intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid).

Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij jou de gegevens opvragen, of wij verkrijgen je gegevens via andere overheden.

Onze gemeente is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe “only once”.
Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd.
Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden.
In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.

Op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit kan je nagaan bij welke machtiging ons bestuur is aangesloten: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
In het zoekveld rechtsboven kan je de naam van de gemeente ingeven.

Hoe lang worden je gegevens bewaard?

Je gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over je verwerken.
Hiervoor kan je de algemeen directeur (algemeendirecteur@holsbeek.be) de functionaris voor gegevensbescherming (privacy@holsbeek.be) contacteren.
Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30).

Je hebt het recht om:

  • gegevens over je te (laten) verbeteren (rectificatie)
  • jouw gegevens te (laten) wissen
  • de verwerking van je gegevens te beperken
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens
  • je gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

Recht op intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om je toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op je toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van je gegevens of je hebt inbreuken vastgesteld, kan kan je je wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

T 02 274 48 00
F 02 274 48 35
contact@apd-gba.be

Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

De gemeentelijke en OCMW-doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving.
Denk hierbij aan:

  • het bijhouden van het bevolkingsregister;
  • uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen;
  • verlenen van subsidies;
  • innen van retributies, GAS-boetes;
  • het uitkeren van een leefloon;
  • het verlenen van hulp aan vreemdelingen. Het oprichten van lokale opvanginitiatieven;
  • het verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen;
  • het verlenen van hulp aan daklozen;

Indien het bestuur op basis van wetgeving jouw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig.
Je wordt hierover op het moment van het verwerken (inzamelen) van jouw gegevens ingelicht.

Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van jouw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om je toestemming te geven.

Indien je expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan je gevraagd worden.
Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

  • zaalverhuur;
  • beheer inschrijvingen voor sportkampen;
  • inschrijven in een elektronische nieuwsbrief;
  • het nemen van fotomateriaal en publiceren;

Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling van jou, je toestemming gevraagd worden.
Op de formulieren van de website zal je actief moeten aanvinken dat je akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen.
Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat je actief “aanvinkt” akkoord te gaan met de verwerkingen.

Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) je gegevens worden opgevraagd.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30).
Je kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.